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Pourquoi opter pour des outils de retranscription pour vos réunions ?
Marketing: vidéo, sous-titrage et retranscription

Pourquoi opter pour des outils de retranscription pour vos réunions ?

Retranscription automatique pour vos réunions

Pourquoi opter pour des outils de retranscription pour vos réunions ?

En milieu professionnel, les réunions sont des moments clés avec un bon nombre d’échanges et d’informations. Et ce, dans un laps de temps souvent serré, voire chronométré. Ainsi, le professionnel doit être en mesure de pouvoir présenter, conforter ses idées, tout en prenant des notes et en faisant des remarques sur les travaux de ses collègues. De ce fait, la prise de notes peut rapidement s’avérer difficile. C’est pourquoi, opter pour des outils de retranscription automatique de la parole est recommandé et de plus en plus plébiscité lors de réunions. Nous vous expliquons ici le processus.

Réunions professionnelles : la prise de notes humaine

Prise de note lors de réunions

Pour commencer, il est important de rappeler en quoi consistent des réunions professionnelles et pourquoi la prise de notes manuscrite et par ordinateur y est complexe et essentielle. En fait, une réunion se présente comme le fait de rassembler en un même lieu, et en même temps, plusieurs personnes. Aussi bien en présentiel qu’à distance. Réunir autour d’une séance avec plus ou moins de buts précis et souvent avec une fin plus ou moins déterminée.

De ce fait, on peut se demander pourquoi organiser une réunion professionnelle. Il existe deux écoles : celles qui prônent les bienfaits des réunions et celles qui au contraire ne les recommandent pas, pour éviter les réunionites . Nous allons vous expliquer ici l’utilité des réunions professionnelles.

De manière générale, on recense trois types majeurs de réunions avec des objectifs différents. Le premier type de réunion est la réunion informative. Ce type de réunion a pour but de partager des informations importantes à ses participants et/ou récupérer de l’information de la part des collaborateurs.

Les types de réunions à retranscrire

Lors d’une réunion dite informative, vous pouvez par exemple dresser un bilan, discuter d’une stratégie d’entreprise, vous tenir au courant des avancées de vos collègues.

Ensuite, il y a certaines réunions qui favorisent l’échange. La communication en réunion y est mise en avant et cela améliore notamment la cohésion d’équipe. En organisant ce type de réunion, vous pourrez écouter l’avis de chacun et vous enrichir les uns des autres. Par exemple, on y fait souvent des « brainstormings », dans le but de trouver de nouvelles idées ensemble.

Enfin, il existe également des réunions dites décisionnelles. Ce type de réunion permet de valider ensemble une décision pour tous. Par exemple pour de nouvelles embauches sur le long terme. L’organisateur peut également mettre en place une réunion décisionnelle dans le but de résoudre un problème spécifique. Chaque participant va proposer une solution.

C’est pourquoi, le professionnel humain se confronte à plusieurs difficultés pour prendre des notes et ensuite retranscrire de façon intelligible une réunion. Aussi bien car cela dépend du type de réunion mais aussi parce qu’en soi l’exercice lui-même est difficile. En effet, il faut pouvoir non seulement se préparer à une réunion mais aussi activement y participer et correctement prendre « manuellement » des notes.

Voici quelques difficultés et inconvénients que cet exercice comporte :

  • La présence de multi locuteurs
  • De mauvaises compréhensions
  • Une démarche chronophage
  • La rapidité de la réunion…

De ce fait, il faut être conscient de ces contraintes et pouvoir les contrer.

Effectuer une prise de notes efficace

En fait, afin d’effectuer une prise de notes efficaces en réunion, il faut suivre quelques règles avant, pendant et après. 

En premier lieu, il faudrait idéalement pouvoir se renseigner en amont sur le sujet de la réunion. Ensuite, préparez pour vos notes manuscrites, une marge à droite de vos feuilles pour y ajouter vos remarques ou questions personnelles. En outre, votre positionnement dans la salle va influer sur votre écoute et compréhension. Et nous vous conseillons également de déterminer en amont quelle sera l’utilisation finale de vos notes et d’écrire en abrégé pour aller plus vite. Comme nous vous le montrons avec l’exemple ci-dessus.

Deuxièmement , le jour J, il s’agit de ne pas perdre le fil tout en notant le plus important ! En effet, vous n’avez absolument pas besoin de noter chaque détail, seulement une synthèse des propos des intervenants. Surtout, notez en priorité les éléments clés et difficiles à retenir sans notes comme les chiffres, les dates, les noms. Faites attention aux mots et expressions techniques. Notez le plan des propos discutés.

Et enfin, après la réunion, n’attendez pas très longtemps pour vous relire et compléter les blancs de vos notes. Apportez immédiatement les corrections nécessaires et réécrivez les passages peu lisibles. Quelques jours plus tard, faites une synthèse et organisez vos notes pour retrouver le sens global et effectuer le compte rendu désiré.

Retranscription audio de réunions

Comme vous le voyez, de nombreux paramètres entrent en jeu pour une réunion et une prise de notes efficaces, humainement parlant. Ainsi, une autre solution sera d’enregistrer la réunion. Le support sur lequel s’appuyer sera sous forme d’audio, de bande sonore. Il s’agira de le transformer ensuite en texte. Cela comprend quelques subtilités.

En fait, lorsqu’une réunion est retranscrite, il y a plusieurs paramètres techniques et de compréhension à prendre en compte. De plus, il existe trois niveaux de retranscriptions pour des réunions : en intégralité, de façon remaniée ou en synthèse. Dans le cas fréquent de la retranscription intégrale, les propos tenus lors de la réunion sont retranscrits de manière exhaustive. Le problème est que, certes c’est complet, mais pas toujours très intelligible, avec les répétitions etc.

Dans le cas d’une retranscription remaniée, les propos retranscrits sont adaptés à l’écrit. Par exemple, les hésitations, les redondances, les erreurs de syntaxe sont supprimées dans le but d’obtenir une lecture fluide et facile du texte de la réunion. La reformulation est subtile car il s’agit de conserver l’essence de la réunion. Pour la retranscription en synthèse, le contenu du discours de la réunion est résumé, il garde juste l’essentiel des messages et des intervenants.

Réunions retranscrites : des outils experts

transcription manuelle

La retranscription de réunions ou de tout autre échange à l’oral nécessite une certaine expertise. En effet, il faut bien comprendre qu’une bonne retranscription commence avant tout par un enregistrement de qualité. Sans un bon audio au départ, cela sera très difficile de retranscrire ensuite. Ainsi, nous vous recommandons d’utiliser de bons outils d’enregistrement, comme par exemple l’outil d’enregistrement audio professionnel, Nagra.

Nagra est une marque reconnue d’enregistreurs sonores portables professionnels. Cette marque a été créée en 1950 par un ingénieur suisse d’origine polonaise, Stefan Kudelski. Le mot « nagra » signifie « enregistre » en polonais. Aujourd’hui les enregistreurs numériques Nagra avec leurs accessoires, permettent des enregistrements professionnels de qualité. Et un enregistrement de qualité équivaut à une retranscription quasi parfaite !

Retranscription automatique pour vos réunions : une expertise nécessaire

Pourquoi opter pour des outils de retranscription pour vos réunions ?

En dernier lieu, vous l’aurez compris, pour être certains de tirer le meilleur parti de vos réunions, l’humain, comme les technologies sont essentiels. Ainsi, malgré une prise de notes intelligente et les nouveaux systèmes de retranscription automatique, une intervention humaine experte et qualifiée est également nécessaire. Par exemple pour la mise en page et les corrections.  Il est important de toujours relire les retranscriptions, pour les réunions et en général.

La retranscription avec relecture

L’application Authôt vous permet de retranscrire de façon automatiquement votre parole. C’est à dire de convertir automatiquement les audios de vos réunions en textes. De plus, nous proposons en complément un service de retranscription automatique avec relecture. Avec la possibilité de donner des informations aux correcteurs, pour une meilleure mise en page et les éventuels mots spécifiques…cela permet une fiabilité et une qualité toujours plus pointue ! De surcroît, la retranscription automatique permet de diviser par deux le temps et le coût de retranscription manuelle tout en répondant parfaitement aux contraintes imposées.

La retranscription automatique en réunion est aujourd’hui un gain de temps et de qualité considérables. Mais pour une qualité optimale nous vous conseillons de faire appel à des experts, tant en termes d’outils que de compétences humaines. N’hésitez pas à contacter Authôt pour bénéficier de notre expertise à ce sujet !

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