À la rencontre

À la rencontre d’une … Secrétaire de la Présidence d’une Université

Secrétaire présidence université

 

Je me présente, Marie, je suis secrétaire de la Présidence d’une Université parisienne depuis une dizaine d’années. Le Cabinet de la Présidence collabore avec tous les acteurs de l’université : vice-présidents, administration, bureau de l’Université, instances du personnels… Au sein du Cabinet, on retrouve les Directeurs d’Universités, les chefs de Cabinet et le Secrétariat du Cabinet de la Présidence. Le Cabinet de la Présidence accompagne le Président de l’université dans la coordination du travail des équipes opérationnelles et de gouvernance. En outre, le Cabinet assiste le Président dans la diffusion de la politique de l’établissement, les relations entre les instances et les composantes de l’Université. De plus, le Cabinet s’occupe de la coordination des réunions et des événements ou encore la gestion de l’agenda. De ce fait, c’est un secteur d’activité très varié et « challengeant » au quotidien.

Mon métier de Secrétaire de la Présidence d’une Université

Chaque personne apporte sa pierre à l’édifice et j’ai plusieurs responsabilités autour de ces différents enjeux en milieu universitaire. Je suis davantage une vraie assistante de direction, que simplement « secrétaire »… D’autres intitulés pour mon métier existent, comme « assistante administrative » et « Services des affaires institutionnelles » ou « Directrice générale des services ».

De manière générale, cela se traduit par la gestion administrative des instances de l’Université Conseils Centraux, Commissions, Instances du personnel… Selon les universités dans lesquelles ils exercent, les assistants du Président et du Directeur de Cabinet, peuvent avoir différentes missions. Par exemple, assurer l’assistance technique logistique et administrative du Président, assurer un appui à la gestion courante du Cabinet. En outre, définir et mettre en œuvre des procédures qui simplifient le traitement des informations internes et externes.

Responsabilités de Secrétaire de la Présidence d’une Université

Responsabilités de Secrétaire de la Présidence d'une Université

Mes responsabilités s’articulent ainsi autour de plusieurs pôles d’activités :

  • Organisation des tâches, agendas et prises de rendez-vous du Président et du Directeur de Cabinet ;
  • Planification et gestion des déplacements ;
  • Réalisation de travaux préparatoires aux réunions ;
  • Gestion des appels téléphoniques ;
  • Accueil physique des interlocuteurs ;
  • Gestion du courrier ;
  • Mise en forme de documents ;
  • Classement et archivage des documents et dossiers ;
  • Participation à des projets transversaux portés par la Présidence ;
  • Appui à l’organisation des réceptions et événements de la Présidence…

Secrétariat et gestion du Cabinet de la Présidence d’une Université

En fait, c’est un spectre très large et qui touche aussi bien l’administratif, le secrétariat “pur”, que la communication, la planification, l’événementiel et l’accueil. De ce fait, c’est un métier riche qui demande maintes qualités, compétences et savoir-faire.

Concrètement, il faut pouvoir non seulement être au fait des modes de fonctionnement des administrations publiques, mais aussi élaborer des documents, suivre un calendrier et une gestion complexe. Il faut être une personne fiable, rigoureuse, organisée, avoir des qualités en relations humaines tout en sachant faire preuve aussi de confidentialité et de discrétion.

 

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Les défis de mon métier

 

Les défis de mon métier

En fait, nous faisons face à une problématique principale. De nombreux Conseils d’administration, académique et de Commissions Commission de la recherche, commission de la formation et de la vie universitaire- se déroulent dans une année universitaire. Ce sont donc de nombreux échanges oraux distanciels ou présentiels que l’Université doit conserver et rendre disponibles.

En tant que membre du Secrétariat de la Présidence d’Université, j’ai déjà beaucoup de responsabilités et retranscrire à l’écrit tous ces discours et échanges qui rythment la vie de l’Université tout au long de l’année est une tâche fastidieuseEn plus, comme je ne suis pas une spécialiste en transcription, je n’ai pas d’outils adaptés… Tout faire manuellement me prend un temps considérable ! Surtout que j’ai des délais de rendus relativement serrés à respecter.

Un volume important en transcription

Lorsque l’on sait que la fréquence et la durée des réunions pour les Commissions et les Conseils d’Administration dans les grandes universités sont majeurs, tout ce qui peut me faire gagner du temps est bon à prendre ! Par exemple, j’estime à 50 à 60 heures de réunions, de Conseils à retranscrire dans une année. Les volumes annuels sont donc importants !

Heureusement, il existe des solutions de transcription professionnelles comme Authôt ! Que ce soit pour nos réunions de travail, nos séances des Conseils ou Commissions, nos entretiens… Des transcripteurs professionnels comme eux traitent tous types d’enregistrements audio !

En fait, lorsque je fais moi-même la transcription, pour 1 heure d’enregistrement audio, il me faut entre 6 et 7 heures de travail ! Et encore, si je ne suis pas trop interrompue… ! En comparaison, il faut à peine quelques minutes pour la technologie de transcription automatique d’Authôt ! En plus, leur service de relecture professionnel assure la correction et un rendu écrit correspondant aux propos. Il ne me reste plus qu’à relire et mettre en forme le texte à la charte de l’Université.

Les avantages d’un service de transcription automatique comme Authôt

Les avantages en termes de transcription sont nombreux ! Cela va bien au-delà d’un simple gain de temps !

De plus, cela permet aussi au Cabinet de la Présidence d’une Université de faire des économies.

En effet, en nous permettant tout en nous appuyant sur des outils fiables comme Authôt APP de faire la transcription de façon plus professionnelle, les réunions et les comptes rendus prennent une toute autre saveur !

Des personnes comme moi qui vont avoir la charge de ces comptes rendus ou verbatim de Conseils peuvent ainsi mieux gérer et suivre les différents projets de contenus à transcrire. Nous n’avons qu’à envoyer nos fichiers enregistrés audio ou vidéos et l’équipe d’Authôt se charge du reste !

Dans cette optique, cela permet aussi de libérer certaines ressources en interneLe temps que je gagne sur la transcription manuelle je le reporte sur mes autres missions. C’est un cercle vertueux.

Je pense que les besoins en transcription n’ont pas fini d’augmenter. Pour du secrétariat, de l’administratif, un appui technologique et une expertise telle que celle d’Authôt font toute la différence !

 

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